給老板寫英文郵件有哪些技巧？
如果妳真的想讓別人明白妳的意思，壹定要了解對方的心態？重新發郵件。
這裏有七條建議可以幫助妳寫壹封好的郵件，這是我作為戰略顧問25年的經驗總結出來的。這七個小技巧有壹個共同點，就是都很註重讀懂讀者的心理。為什麽這如此重要？對方收到妳的郵件後，會立刻在腦海中對妳的郵件進行整理歸類，很可能會落入那些不好的類別，比如:？忽略並歸類為垃圾郵件？、?以後再讀？、?現在閱讀，但不采取行動？等壹下。很明顯，妳所期待的是對方會把妳的郵件歸類為？現在看，馬上行動？。
在妳下面？我會找到七個技巧來幫助妳成為壹個更好的電子郵件作者，這是我從25年的工作中總結出來的？作為戰略顧問的經驗。這七個技巧的共同點是它們都關註讀者的心理。為什麽這很重要？壹旦讀者收到壹篇文章，他會在心裏把它歸類到幾個類別中的壹個，可能是致命的類別:？忽略和拋棄，後來讀，現在讀，但沒有行動。？很明顯妳希望妳的讀者把妳的文章放在。現在就閱讀和行動？插槽。
如果妳想讓妳的讀者積極回應，了解壹點社會心理學和行為經濟學會有所幫助。具體來說，關於這兩個領域的壹些基礎知識，有兩本書值得壹讀。第壹個是羅伯特？希蒂的《影響:說服的心理學》，這本書對服從進行了心理學分析，即什麽因素能使壹個人同意他人的要求；另壹本是理查德寫的？理查德·塞勒和小卡。Cass Sunstein合著的Nudge分析了各種系統，以幫助人們提高能力，為自己做出更有利的選擇。雖然這兩本書本身不涉及商務寫作，但是包含了壹些非常實用的相關理論。在這些理論的基礎上，我總結了以下幾點建議，不同於妳在別處學到的那些常見的商務寫作技巧，比如？避免使用被動語態？、?避免使用行業術語和縮寫？、?轉換語句的長度和結構？以此類推，會相輔相成。
為了讓妳的讀者積極回應，了解壹點社會心理學和行為經濟學是有幫助的。具體來說，兩部偉大的著作為這些領域提供了良好的知識基礎。第壹個是羅伯特·恰爾迪尼？影響:說服心理學，研究順從心理學，即導致壹個人同意另壹個人的因素。第二個是理查德·塞勒？s和卡斯·桑斯坦？sNudge研究了幫助人們提高選擇能力的系統，這些選擇將使他們過得更好。而這些書呢？不處理商業寫作本身，他們包含相關和適用的見解。妳會發現這些提示是對妳在其他地方找到的關於商務寫作的技術性提示的補充，比如？避免被動語態，避免行話和縮略語。然後呢。改變句子的長度和結構。？
給老板寫英文郵件的技巧1
考慮壹下妳的老板會在何時何地閱讀妳的郵件。在當今快節奏的時代，基於字節信息的高速通信可以隨時隨地實現。所以寫完郵件後，妳可能會忍不住馬上發給對方，這也很容易實現。但是，請考慮對方會在何時何地收到妳的郵件。例如，如果妳想給妳的老板發壹封郵件，申請兩個月的假期，那麽周五晚上就不是壹個好時間。此時，妳的老板被困在擁擠的機場，等著晚班飛機帶他回家；在此之前，他剛剛與工會代表進行了三天的緊張談判，結果不歡而散。妳的請假申請可能有理有據，措辭流暢有力，但妳不妨再等壹會兒，讓妳的郵件在更好的時間和地點進入老板的收件箱。
考慮妳的老板何時何地閱讀妳的短信。在今天？在這個即時、無處不在、字節級超交流的快節奏世界裏，妳壹寫完就把壹篇文章發給妳的目標讀者是很容易也很誘人的。但是想想他會在何時何地收到妳的短信。例如，當妳的老板在與工會代表進行了三天緊張而不成功的談判後，在壹個擁擠的機場等待延遲的返程航班時，在壹個周五的晚上向他郵寄壹份兩個月的休假申請可能不是壹個好主意。妳的要求可能是完全合理的和雄辯的工作，但妳呢？妳最好等待壹個更吉利的時間和地點，讓它降落在妳的老板身上？的收件箱'，事件)" & gt收件箱。
給老板寫英文郵件的技巧2
利用主題線索讓郵件在收件箱中更加顯眼。商務人士很忙，所以他們不能花太多時間做決定。因此，他們往往下意識地根據過去的經驗或僅僅是呈現給他們的壹個書面線索來做決定。第壹件事是為郵件擬壹個標題，這並不難做到。標題應該讓讀者覺得這是壹個機會，並且會有好處，而不是要求他們做壹些艱難的事情，或者要求他們幫忙。例如，您想寫壹封電子郵件，邀請其他人參加基準培訓，如果標題包含類似？學習？這樣的話會讓人產生？如何提高性能？令人不安的聯想。更高級的技巧是拉近郵件讀者與妳的心理距離，比如提及相同的興趣愛好或贊美對方。當然，這種做法壹不小心就會誤入歧途:妳不想誤導、欺騙或操縱讀者；我只是想勸說，勸說，敦促他們做出決定。
在擁擠的收件箱中脫穎而出'，event)" & gt；收件箱。盡管商人很忙，但他們不能對每個必須做出的決定考慮太久。他們經常根據過去的經驗或者僅僅是壹個提供給他們的書面線索做出相當自動的決定。它從簡單的事情開始，比如郵件的標題:它應該向讀者傳達機會和益處，而不是他的努力和善意。例如，當妳寫壹封電子郵件請求參與壹個基準測試練習時，標題？學習？可能會引起更可怕的聯想。如何提高性能？？更重要的是，讓妳的讀者喜歡妳，例如，通過提及共同的興趣或奉承他。當然是妳？妳在走鋼絲:妳不知道？我不想誤導、欺騙或操縱妳的讀者；妳只是想說服、說服和促進。
給老板寫英文郵件的技巧3
個性化信息。有時，您需要將相同的文本發送給多個讀者。例如，當您需要從多個同事那裏獲取數據來構建業務案例時。您可以成組發送相同的請求，也可以為不同的讀者分別發送請求。群發雖然乍壹看效率高，但也讓妳面臨體驗？旁觀者效應？風險。首先，大家都認為別人會回應，所以什麽都不做。其次，大家都是等著別人的回應來判斷這個要求是不是真的那麽嚴重或者重要。如果妳花壹些時間個性化信息，妳可能會得到更高的回復率。當然，這不僅僅是壹個潦草的擡頭？大家好？替換為？蘇珊，妳好嗎？而是要在細節上下功夫。
個性化您的信息。有些情況下，您必須將基本相同的文本發送給幾個讀者，例如，您需要來自幾個同事的數據來構建壹個業務案例。您可以廣播標準請求，也可以單獨發送個性化請求。雖然廣播最初可能對妳來說更有效率，但妳可能會遇到所謂的旁觀者效應。首先，每個人都認為其他人會做出反應，因此不會采取任何行動。第二，每個人都在等待其他人的回應，以確定這個請求是否真的那麽重要。如果妳花些時間個性化妳的信息，妳可能會得到更高的回復率。當然，比簡單替換要老練壹點，懶壹點？親愛的團隊？被誰？親愛的蘇西？。
給老板寫英文郵件的技巧4
註意臺下的神秘讀者。任何好的商業寫作指南都會告訴妳，妳必須考慮接收妳的新聞的不同讀者。例如，如果妳正在寫壹份M&A目標評估報告，該公司的首席執行官、董事會和投資銀行家可能會閱讀這份報告，而妳知道他們的需求是不同的。更難對付的是神秘的讀者，妳壹無所知的讀者。例如，妳的壹個目標讀者可能會(無意中)將壹條消息轉發給妳認為不應該閱讀的人。請記住墨菲定律網絡版:？可能出錯的事情總會出錯。？再比如在妳和目標經理之間充當哨兵的私人助理。這些人會瀏覽和過濾所有的信件。在這種情況下，妳可以寫壹封郵件作為封面，讓助理來處理。別忘了，壹份文件可能會存放很久，可能要過好幾年才會被不知道為什麽的人閱讀，所以可能會產生誤解。所以要充分考慮神秘讀者的存在，以及如何應對。
小心妳聽眾中的神秘讀者。每壹本名副其實的商務寫作指南都會告訴妳，妳必須考慮到妳的文章所針對的不同讀者群。比如，如果妳？如果妳在寫壹份收購目標的評估報告，妳知道妳的首席執行官、妳的公司？美國的董事會和他們的投資銀行家，每個人都有不同的需求，可能會閱讀它。更棘手的是神秘讀者？那是妳穿的嗎？我不知道。例如，妳的壹個目標讀者可能會(無意中)將妳的文本轉發給壹個在妳看來應該是最後壹個閱讀它的人。還記得網絡版的墨菲嗎？臭名昭著的法律是什麽？任何可能出錯的事情都會出錯。？另壹個例子是私人助理，他是妳和妳的目標高管之間的哨兵，掃描和過濾所有收到的郵件，在這種情況下，妳可以寫壹封求職信，讓她先采取行動。唐呢。不要忘記，壹份文件可能有很長的保存期限，幾年後會被不知道其原始內容的人閱讀，從而可能會誤解它。所以，仔細想想神秘讀者，以及妳該如何應對他們。
給老板寫英文郵件的技巧
閉嘴，混蛋。當然，大部分讀者都不傻。他們知道內容比格式更重要，漂亮的格式(幹凈的構圖模塊，漂亮的排版，頁碼等。)不能保證內容質量。但是，他們往往下意識地推斷，如果作者連格式都不在乎，那他很可能不會去關註內容的質量。註重格式質量也能做出所謂的？挑剔？閉嘴。這種人我們都很熟悉:他們在參加演示會的時候，會立刻翻到有餅狀圖的那壹頁，檢查所有百分比加起來是否剛好是100%。雖然這些吹毛求疵的人既不會致命，也不會增加價值，但不要讓他們輕易抓住妳郵件報告的把柄，分散讀者對真實信息的註意力。
殺死蚊子。當然，妳的大多數讀者都不是傻瓜。他們知道內容比形式更重要，壹個吸引人的形式(清晰的積木、吸引人的布局、頁碼等等。)不保證內容的質量。然而，他們經常無意識地推理，如果作者沒有？他甚至不關心形式上的質量，很可能他沒有？也不要擔心內容的質量。外形質量也中和了所謂的蚊子。我們對他們都很熟悉:參加演示的人會立即翻到有餅狀圖的頁面，檢查百分比相加正好是100。雖然這些吹毛求疵的人既不致命也不增值，唐？不要讓他們輕易地批評妳的電子郵件演示文稿，分散妳的聽眾對妳真正信息的註意力。
給老板寫英文郵件的技巧6
讓回復妳的郵件變得容易。評價壹個布丁的好壞取決於味道，而檢驗文筆的好壞取決於讀者的反應。記住，不回復往往是更方便的選擇。雖然妳很難強迫讀者做出反應，但至少妳可以刺激他們。為此，從第壹句話開始，妳就要表明妳的意圖，說明妳為什麽寫這封郵件，妳希望對方做出什麽樣的回應。商業信函不應該像推理小說壹樣。最後要給讀者提供默認選項，方便對方回應。比如妳可以寫:？如果妳在星期壹之前沒有答復，我將認為妳同意我的建議。？(當然，如果郵件的收件人是妳的頂頭上司，這是很難做到的。默認選項功能強大，因為人們往往不願意花太多精力去做其他選擇。人們往往很難對默認選項說不，尤其是當妳指出妳提供的選項是正常的，甚至是別人推薦的。如果默認選項不容易想到，妳可以明確地向讀者表明妳期待回復，請他們告知他們的計劃，以及相關的時間和方法。僅僅詢問人們的計劃會有所幫助。
讓回復妳的短信變得容易。如果布丁的味道是在吃的過程中得到的，那麽妳的寫作的味道是在妳的讀者中得到的？的回應。但是請記住，不回應通常是更方便的選擇。雖然很難強迫回應，但至少妳可以督促。首先，幾乎從第壹句話開始，就要明確妳為什麽要給讀者寫信，妳對她有什麽期望？商業文本不應該是推理小說。當妳寫到最後的時候，給讀者提供壹個默認選項，讓她容易回答。例如，您可以在電子郵件中包含:除非我在星期壹之前收到妳的來信，否則我將認為妳同意我的建議。？(如果妳的讀者是妳的老板，這可能很難做到。)默認是強大的，因為人們通常不願意花太多精力想出其他選擇。如果妳暗示妳的選擇是正常的，甚至是推薦的選擇，那麽選擇默認選項尤其難以抗拒。如果沒有簡單的默認選項，妳可以明確地告訴妳的讀者妳期待壹個回應，妳可以要求他們讓妳知道他們打算做什麽，什麽時候做，以及如何做。詢問人們打算做什麽這壹事實本身就起到了壹種推動的作用。
給老板寫英文郵件的技巧
反復修改。偷懶是沒有辦法的。寫壹封優秀的郵件需要時間和精力。想想托馬斯？愛迪生最喜歡的座右銘:？大多數人錯過機會，是因為機會穿著工作服，看起來像工作。？只有花時間提高郵件質量，才能獲得回報，贏得機會。只要按下發送按鈕，妳的讀者可能會註意到、看到、理解並采取行動。
在妳的文章上壹遍又壹遍地工作。無處可逃。寫壹篇高質量的文章需要努力，因此也需要時間。想想托馬斯·愛迪生？最受歡迎的格言:？機會被大多數人錯過，因為它穿著工裝褲，看起來像工作。？這個機會關系到妳在提高文章質量上多花壹點時間可能得到的回報。妳的聽眾很有可能會註意到、閱讀、理解妳的信息，並在只按壹次發送鍵後就采取行動。
總之，郵件作者應該像設計師壹樣仔細地設計他們的郵件。壹個好的商務郵件作者既不是藝術家也不是工程師；他是壹名設計師，能夠預見人們的需求或想法，然後據此精心制作壹封合適的電子郵件。使用這種方法，您可能會得到您想要的響應。
總之，壹個作家應該表現得像壹個設計師。壹個好的商業作家既不是藝術家也不是工程師。他是壹個設計師，設想人們的需求或想法，然後制作壹封合適的電子郵件。遵循這種方法，妳很有可能。我會得到妳想要的回應。
赫爾曼。Vantrappen是布魯塞爾戰略咨詢公司Akordeon的董事總經理，也是《執行行動》壹書的作者。
赫爾曼·萬特拉彭是總部位於布魯塞爾的戰略咨詢公司Akordeon的董事總經理，也是《執行行動》壹書的作者
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