壹是對原始資料的真實性、先進性和未來參考性的負面影響
秘書作為領導的代言人，在壹定程度上也是領導思想、計劃和部署的作者和體現者，秘書的特殊地位和秘書工作的特殊性使得原始材料的保存和參考尤為重要。在用筆工作的前提下，定稿前的原始材料可以和定稿壹起裝訂備查。作為檔案工作制度的重要組成部分，也易於實施。然而，隨著計算機的普及和應用，這方面的漏洞壹直沒有引起人們的重視，更不用說解決了。
1，領導講話的起草、修改和保存。
用筆辦公時，領導講話的起草壹般是領導先給，具體內容由秘書收集的材料填寫。稿子寫完之後，會交給領導審閱修改。初稿少則兩三稿，多則七八稿。但是再多的稿子，在電腦還沒有廣泛使用的時候，這個過程都是用筆來完成的。在成型之前，哪位領導修改了什麽，怎麽修改的，為什麽修改，都可以在最終版本所附的材料中充分體現出來。在壹些原則性、政治性、敏感性的發言中，如果出現問題，只要公開原始記錄，誰有錯，誰該承擔責任，就會很清楚。
在計算機應用於辦公之初，這種負面影響還是潛在的，並不明顯。然而，隨著計算機的普及和應用，這壹弊端日益凸顯。目前，即使在經濟不發達的西部地區，效益較好的單位領導和秘書都配備了專用電腦。領導講話的處理壹般在電腦上完成，即秘書根據領導的思路，在自己的電腦上完成初稿，提交領導審閱。這壹步有幾種可能:壹是領導不懂計算機，秘書要把稿子打印出來提交；第二，領導懂電腦，秘書只需要交壹張軟盤；第三，單位已經聯網，秘書發個郵件就夠了。以上三種可能，第壹種就像用筆工作壹樣，對原始資料的真實性、進步性、未來參考性影響不大，每壹個過程都是白紙黑字。第二種和第三種有明顯的缺點。為了提高工作效率(其實也是提高工作效率)，軟盤來了又走，郵件來了又走，只有最後壹稿保存和回復。到了印刷裝訂的時候，原來的資料已經不是原來的了，真實性應該受到質疑，進步性和未來參考性都沒有了。
2.會議記錄的記錄、整理和歸檔。
會議紀要是秘書工作的壹項基本內容。速記被列為秘書考試的內容之壹，是秘書招聘或晉升的壹個標準。手寫速記時，無論秘書用漢字速記還是拼音速記，速記稿都是不成形的。會議結束後，秘書人員通常會進行整理，復印會議紀要，並提交給代表們簽字和存檔。或者在此基礎上，做會議記錄的增值處理。在這個過程中，只要秘書熟練掌握速記技巧，恪守職業道德，會議紀要就能真實全面地反映會議情況。
隨著錄音機和電腦的普及，人們記錄和書寫語言的條件得到了極大的改善和創新。以語文為例。壹般來說，語速約為每分鐘160個音節(字)，而漢字的書寫速度約為每分鐘40個字。兩者之差為1和4。壹個能熟練掌握五筆字型輸入法的秘書，如果打字速度達到每分鐘120字，再加上壹點基本的速記技能，完全可以勝任會議記錄。因此，便攜快捷的筆記本電腦在會議紀要中占據了壹席之地，並且隨著高速輸入法的普及應用而呈上升趨勢。會議紀要自然是兩稿(初稿和終稿)的結合，多了幾分記錄者的主觀隨意因素。當它交給簽名存檔時，自然也就有了和演講稿壹樣的弊端。
以上兩個問題在起草(如總結、計劃等)中也存在。)和本單位的日常公文處理。
第二，對文件材料的嚴肅性和準確性的負面影響
文件材料的處理是辦公室秘書最重要的工作之壹，信息報送是新時期賦予辦公室的壹項基本職能。用電腦寫字帶來的負面影響這裏就不細說了，作者想把重點放在傳播上。
1，在文件傳輸中
快速準確是文檔處理的基本要求。隨著公司系統網絡和專網的建立，文件的傳遞確實變得快捷高效，不僅節省了書寫、打印、郵寄的費用，而且時效性提高了十倍甚至幾十倍。
然而，這裏的問題是顯而易見的。壹般來說，接收過程應遵循簽字、登記、分發、計劃、批準、承辦、催辦、歸檔的程序，簽發過程應遵循起草、核對、簽發、編號、復印、校對、打印、登記、分發、歸檔的程序。如果用傳真機傳輸，黑印和大小不壹的紙張給歸檔工作帶來困難，字跡模糊等問題更是不可避免。
如果使用電子郵件，壹封郵件可以發送到多個單位同時送達，可以直接跳過收文的前三項，從後三項到歸檔，五道程序差不到哪去，容易推諉扯皮，極大損害公文的嚴肅性。新國標成為壹紙空文，備案工作將難以正常開展。從公布的情況來看，實際上已經省略了印刷和登記的工作。在分發過程中，由於操作版本不同，可能會造成公文格式混亂，在發給不懂電腦操作的領導時，必須重新整理打印。檔案工作中也存在類似接收程序的問題。公文的嚴肅性和準確性嚴重受損，行政在壹定程度上脫節，會影響正常工作。而且由於網絡技術的不完善，會很難保證文件的保密性。
2.在信息傳遞方面。
信息工作具有時效性、廣泛性和指導性的特點。當今時代是信息競爭的時代。信息工作者只有“耳聰目明”，能夠及時掌握和傳遞信息，才能為領導利用信息、把握機遇、做出決策服務。這對信息的時效性提出了更高的要求，而電子郵件在這方面有著無可比擬的優勢。壹是表達清晰，傳輸速度快，壹兩分鐘內即可完成傳輸過程；二是可以節省打印校對時間，我們可以在提交資料的基礎上直接加工轉化。但在大大提高時效性的同時，也存在壹些不容忽視的問題，在信息的嚴格性和準確性上存在弊端。在郵件提交過程中，信息提交和審批系統將成為制約信息時效性的瓶頸。跳過這壹關，信息的準確性很難保證。信息工作是壹項非常敏感的工作。郵件的傳遞使機密信息的保密性難以保證，基於稿件的修改使信息失去了進步性和參考性。
第三，探索解決上述負面影響的途徑和方法。
1，各級領導和秘書要重視，防止耽誤。
現代計算機的普及應用對稿件真實性、先進性、參考性的負面影響，可能會被壹些人斥為小題大做。誠然，這個問題在地市級以下並不是很突出。但歷史的教訓很多，自下而上提高認識更有利於解決問題。另外，隨著領導幹部責權利考核制度的深入，這始終是管理上的漏洞。地廳級以上各級領導要上升到“講政治”的高度，高度重視。他們應該以身作則，勤奮工作，加強監督，把日常事務管理納入規範化和科學化的軌道。
秘書要擺正自己的位置，強化服務意識，牢記職業道德建設，本著忠於稿件、忠於職守的原則，避免主觀性和隨意性，避免實際工作中的漏洞。在利用計算機技術提高辦公效率的同時，要正視現代技術帶來的負面影響，結合工作實際，加大調查研究，積極尋找解決辦法。