溫和的語氣給人留下好印象。
其實電話交談和面對面交談沒有本質區別。唯壹的區別就是打電話只能靠聲音，不可能用臉頰的微笑或者眼神來彌補聲音中的缺陷。在電話裏，聲音是妳表達的唯壹信使。既然只能依靠電話裏的對話，那就讓它展現出最好的壹面。
打電話的時候，壹定要搞清楚對方是不是真的懂妳。雖然電話線另壹端的人實際上看不到妳，但聲音可以為他描述妳的形象。如果妳難過，電話裏的聲音不可能溫暖熱情；如果妳說話時微笑，無線電波會傳遞微笑。電話傳達身體表情的能力是相當驚人的。妳在電話裏的聲音可以清楚地告訴對方妳的嘴角是上翹還是下翹。妳越友好，妳的聲音聽起來就越親切，友好的態度是壹種有效的溝通工具，無論是在社交活動還是商業場合。所以，妳要時刻保持聲音的活力、熱情、真誠。
如果發現自己有壹些打電話的壞習慣，就在手機上貼個紙條改正。如果妳有清嗓子、念咒語或信口開河之類的壞習慣，這個提醒條會幫妳改掉。
當妳和人通電話的時候，如果妳的聲音能帶給人以下的贊美，那麽妳的聲音就是美的:“啊，從聲音上看她壹定是個很有教養很優雅的女人”，或者“嗯，這聲音聽起來很沈穩，壹定是個成熟的男人”，或者“這家公司真好，接電話的女士們都好溫柔，有人情味”
因為電話交談容易使對方產生“視覺聯想”，優美而溫和的聲音給對方留下深刻的印象，可以揭示壹個人的性格，甚至壹個具體的形象。
有些人，壹拿起電話，就怕對方聽不見。他們用高八度的聲音吼對方，讓對方感覺像公雞打鳴。其實他並不知道，對方早已將聽筒放在離自己耳朵幾十厘米的地方，否則耳膜會受損。而有些人似乎壹拿起電話就在聯系暗號，怕被人聽到，而且會把聲音壓得很低，讓對方覺得自己的嘴巴像棒棒糖壹樣含糊不清，總會讓人不斷地問“妳在說什麽？請再說壹遍！”像這樣的次數太多，肯定會引起對方的厭煩。
因此，在使用電話交談時，壹定要註意聲音適中。說話聲音太大或太小都不好，合適的聲音更容易接受。
另外，很多人忽略了，聲音經過電話後音調會有細微的變化，再好的電話也無法將妳的“原聲”傳達給對方。所以不能完全按照平時的說話習慣打電話。妳要有適合打電話的特殊節奏和速度。妳的音量也要調整，太輕太重都會讓對方聽起來不清楚。壹般來說，妳應該對著麥克風清楚地說話。壹個字壹個字地說。特別註意編號、時間、日期、編號和地點等。，而且最好是重復壹遍，確保對方已經完全聽清楚了。
總之，我們接電話的時候，壹定要把握好自己的聲音。音量要適中，語氣要恰到好處。
只有溫和的語氣才能在短短幾分鐘內牢牢抓住對方的心。
給別人打電話的七個技巧
(1)保持電話簡短，聲音柔和。
如果妳不知道別人有多忙，甚至想當然的用強勢的語氣給對方施壓，這是不對的。永遠不要浪費別人的時間。同時，註意使用柔和的聲音。如果妳遵循這個原則，別人會很樂意接妳的電話。
(2)打電話時思路清晰，避開周圍的噪音。
打電話的時候要註意周圍的噪音，比如電話的聲音，別人的談話聲，或者吃東西喝水的聲音，進入麥克風後都會被放大，會讓電話線另壹端的人感到煩躁。
(3)打電話要有耐心。如果妳打不通，再撥壹次。
如果已經撥過壹次，但是聯系不上，就應該重撥，不管聯系不上是誰的錯。如果妳撥錯了號碼，不要對妳打擾的人發出不愉快的聲音，砰的壹聲掛斷電話。妳應該友好地道歉:“非常抱歉，我打錯了。請不要往心裏去。”再次掛斷電話。
(4)及時撥電話給忙碌的人
如果妳想和某人聯系，直接打電話到辦公室，壹定要問“這個時候給妳打電話方便嗎？”如果時間不合適，可以改期再聯系。他可能在趕時間，或者辦公室有客人，或者他正在參加壹個活動，所以不能接妳的電話。可能妳打電話給他的時候因為沒有秘書或者他有別的約會所以不能接電話。所以妳壹定要問他“這個時候給妳打電話方便嗎？”這壹點非常重要。
(5)註意對方在說什麽。
當妳接電話時，不要同時看報紙或其他書籍，否則妳會錯過重要的談話。對方可能註意到了妳的興趣不高，不知道該怎麽辦，這樣談話時間就會拉長。所以妳在打電話的時候，要註意聽，這樣妳會更有效率，當然也更滿意。
(6)不要突然打斷電話，轉而和別人說話。
當妳邀請某人去辦公室討論某事，並因此打斷了與其他人的談話時，這種行為確實是粗魯和低效的。可以讓秘書或者同事先幫妳收壹下，向對方說明原因後再掛電話。
(7)對無聊的來電者要有禮貌。
妳總會接到向妳推銷東西的電話，很難避免這些電話。打電話的人可能會讓妳不舒服，被妳罵。他們壹般都是年輕人，責罵難免會傷害他們，所以當有人打電話來推銷東西時，正確的處理方式是告訴他:“妳好，我不需要……但我還是很感謝妳的來電。妳的聲音很好。我聽得出來妳很細心。雖然幫不了妳，但還是祝妳好運，希望妳表現優異！”然後掛斷電話。因為這樣的贊美，相信對方會滿心歡喜，不會生悶氣。
接聽電話的五個技巧
當妳的電話響起來的時候，妳要盡快集中精力，暫時放下正在做的事情，讓妳的大腦能夠清晰地處理電話帶來的信息或業務。當然，以上過程要馬上完成。如果妳讓電話響太久，對方就會掛斷，妳就會失去獲取信息或業務的機會。下面是壹些接聽電話時可以參考和借鑒的小技巧:
(1)隨時記錄
手邊放好紙筆，隨時記下聽到的重要信息。如果妳沒準備好，非要讓對方重復，會讓對方覺得妳心不在焉，沒有認真聽他說話。
(2)言歸正傳
接電話的時候，不要拖延時間，要盡快切入正題。壹句好的開場白可能是:“我能為妳做什麽？”當妳感覺到對方在故意拖延時，妳應該馬上說:“真可惜！我馬上要參加壹個會議，必須在五分鐘內趕到那裏。”很多時候，這樣會避免妳說壹些不必要的雞毛蒜皮的小事，加快談話的進度。
(3)避免將電話轉接給他人。
盡量自己處理來電，萬不得已才轉接給他人。這時候妳要向對方說明原因，請求原諒。例如，妳可以說:“布朗先生會處理這件事。請妳跟妳說話好嗎？”在妳做出這樣的決定之前，妳要確定對方是想讓妳把電話轉給別人。例如，妳可以說:“我們會盡快派人就此事與妳聯系...請妳跟妳說話好嗎？”
(4)避免電話暫停時間過長
如果妳在接電話的時候不得不停下手機去查壹些信息，那就要趕快行動了。妳可以禮貌地對對方說:“妳願意等壹會兒，還是我過會兒給妳回電話？”
當妳讓別人等的時候，妳可以按等待鍵。如果妳的手機沒有等待按鈕，請將聽筒輕輕放在桌上。如果花費的時間比妳預期的長，妳可以每隔壹段時間拿起電話解釋妳的進展。如果是這樣，妳可以說:“約翰先生，我已經幫妳找完了。請再等壹會兒。”當妳搜索完畢，再次拿起電話時，妳可以說“對不起，讓妳久等了”，以引起對方的註意。這種方式通常對方都能接受。
註意電話交談的禮儀
也許妳會說，在對方看不到妳打電話的情況下，為什麽要講究那麽多禮儀呢？其實關於禮儀的知識非常多！
首先，電話打完誰先掛，這是妳打電話應該註意的禮儀。
按照慣例，電話交談結束後，打電話的人壹般會先掛斷，因為他有事要先找對方，所以事情壹完他自然會掛斷，這樣也算是壹個完。如果對方是長輩，就不能照搬套路。無論是妳打電話還是他打電話，都要在他掛斷後輕輕放下聽筒，以示對長輩的尊重。
其次，電話交談技巧中，溫柔、謙虛、得體、適當的尊重話語是不可或缺的。它就像壹把鑰匙，可以幫助妳打開對方的心扉。試想壹下，如果妳在打電話，對方厲聲說:“妳找誰？不在這裏！”然後“砰”的壹聲手機，妳有什麽感覺？如果對方用壹種溫和禮貌的尊重，說:“先生(或女士)，您找誰？”“對不起，他不在。”然後輕輕放下電話。然後，妳心裏壹定有壹種很舒服的感覺。
中華民族是禮儀之邦，以禮待人是我們的傳統美德。所以，在電話交談中使用“請”、“謝謝”、“對不起”、“抱歉”等尊重的話語，是我們每個人應該具備的起碼素質。
有些人可能認為打電話時不必使用尊敬的詞語。有時候，以兄弟般的方式打電話可能會拉近我們的距離，讓我們感覺更親密。當然，對於彼此相當了解的好朋友來說，這種說話方式可能有它的好處，但如果和壹般的熟人或者陌生人交流，如果也稱兄道弟，豈不是太隨便了？
最後，在電話中講禮貌不僅是電話交談的語言，也是電話交流的肢體語言。
有些人在電話裏抖著腳，手裏擺弄著電話線，嘴裏叼著煙，和電話那頭的另壹個朋友胡侃聊得不亦樂乎，聊的都是些零零碎碎的東西，讓旁邊的人覺得很煩。
拿起電話沒完沒了地聊上幾十分鐘的做法，也是不懂電話溝通禮儀的行為。
簡而言之，使用電話交流的禮儀:
(1)註意這個掛電話的細節；
(2)註意使用溫和、謙虛、得體、尊重的詞語；
(3)多關註對方，不要占用別人太多時間。當然，打電話的禮儀遠不止這些。
撥錯號碼時的語言技巧
有時候，妳打錯了號碼，打錯了公司，打錯了人；有時候對方打錯了，打行政辦公室的電話，應該是業務部門接的。如何用恰當的語言處理這些打錯的電話？
接線員因為粗心或不熟悉接錯了電話，把人事部的電話接到了業務部。如果妳恰好是業務部門的秘書，怎麽處理這樣的電話？永遠不要說“啊？這個東西？這個部門犯了壹個錯誤。我們不負責這件事。請稍等。我幫妳轉接電話。”看似禮貌又負責，實則不然。這種回答方式不合適。對方壹定是把妳要問的電話號碼告訴了接線員，所以是接電話的壹方搞錯了。上面回答的語氣好像是客戶錯了，所以“幫助”這個詞用得不太恰當。
尤其是壹些規模較大的公司或企業，業務比較復雜，很難非常精確細致地劃出清晰的業務界限和範圍，幾乎不可能知道本科的所有業務內容。但是，即使知道不在本部門工作範圍內，也不要說“這種業務我們不負責，也許應該是別的部門吧？”這種搪塞對方，把電話轉到哪裏就轉到哪裏的回復——這真是不負責任。
妳可以回答:“這種業務我們這裏不負責。請讓我查壹下哪個部門負責，讓我們給妳回電話。請告訴我妳的名字和聯系地址。”事後暫時掛掉電話，壹定要處理好這件事。如果再加壹句:“我是業務部的。”對方就放心了。這樣認真負責的態度，壹定會讓客戶更加信任妳的公司。
電話“拒絕”別人的藝術
有人說:“最好當面求助，最好在電話裏拒絕別人。”這是非常合理的。通過電話拒絕別人的要求，可以節省時間，同時避免看到對方失望的眼神而感到抱歉。婉言拒絕後掛斷電話，兩人相隔壹定距離，也省去了很多糾結。
如果有人意外打電話給妳，提出壹個需要解決的難題或苛刻的要求，要求妳立即回答。這時候不要緊張，用平靜的聲音告訴對方，妳還有壹件重要的事情，妳考慮壹下再給他回電話。電話的好處是“只聽得見聲音，看不見人”。當對方刁鉆甚至惡意的話語讓妳臉紅、尷尬的時候，對方是看不出來的。只要保持聲音冷靜，然後尋求各種對策。
電話拒絕對方要委婉含蓄。最直接的拒絕恐怕就是“我對這件事不感興趣，我現在很忙，我要掛電話了。”對方聽到這個壹定很難說什麽。但是壹點余地都沒有，自己留著也不好。如果妳以後改變主意了怎麽辦？
妳可以說，“我馬上要開會了”或者“我馬上要和某人約會，所以我得掛電話了”。請再打電話。”這樣不會拒人於千裏之外，還會讓他明白妳的心意。恐怕對方聽到妳的話後能估計到自己想要的東西是否還有希望。