這壹節從狹義上描述了公共關系的職能。
壹.收集信息和監測環境
公共關系首先要發揮收集信息、監測環境的作用，即作為組織的預警系統，通過各種調查研究方法，收集信息、監測環境、反饋輿論、預測趨勢、評估效果，幫助組織對復雜多變的公共環境保持高度的敏感性，保持組織與整個社會環境的動態平衡。
收集信息是公關工作的必要前提。在信息社會，信息已經成為公認的巨大資源。公關是信息產業。不收集信息，公眾與公眾的關系就會成為無米之炊。所以，無論是對內還是對外的公關，任何策劃都要從收集信息入手，做到知己知彼，百戰不殆。收集信息的功能要求公關人員具有信息意識，註意隨時收集有關組織的信息。
所謂監控環境，是指觀察和預測影響組織目標實現的公共狀況和各種社會環境條件，使組織對環境的發展變化保持清醒的頭腦、敏銳的感覺和靈敏的反應，從而保證組織形象的科學塑造和組織目標的實現。
(壹)信息來源
制約和影響組織生存和發展的公共環境包括內部公共和外部公共兩個方面。因此，公關工作所需的信息包括兩部分:內部信息和外部信息。
1.內生信息
內生信息主要指來自組織內部各方面的信息和動態。壹個組織的發展首先受到其內部公共對象的制約和影響，包括管理人員、技術人員和各部門的工作人員。他們處於組織日常運作的第壹線，他們對組織內人、財、物、物的狀態和動態的了解和評價是重要的內生信息。
2.外源信息
外生信息是指組織所處的外部環境的信息動態。與組織相關的外部公共對象非常廣泛和復雜，公眾與公眾的關系需要建立廣泛的社會信息網絡，密切關註外部公眾的各種信息和動向，不僅要關註已經接觸的公共對象的信息，還要預測可能相關的潛在公共對象的動向；既要關註有直接利益關系的公共對象，也要忽視有間接關系的公共對象。如客戶需求、合作夥伴觀點、投資者意圖、競爭對手動態、政府官員觀點、媒體評論、意見領袖觀點等等。公共關系需要從外部公眾那裏收集大量信息。
(2)公共信息的內容
公共關系作為壹個組織的信息中心，不僅限於與該組織專門業務直接相關的業務信息，還包括社會政治、經濟、文化、科技、軍事、民情等全方位的社會信息資料。
1.與組織形象相關的信息
公關首先要關註與組織形象評價相關的各種信息。這些信息涉及公眾對組織的政策、產品、行為和人員的印象、看法、意見和態度。
(1)產品圖片信息。產品形象是組織形象的客觀基礎。只有產品被接受和受歡迎，企業的價值才能被社會認可。大眾對產品的意見和評價是多方面的，比如質量、性能、功能、價格、款式、包裝、售後服務等等。
(2)組織形象信息。組織的整體形象還體現在公眾對組織其他要素的評價上。例如，公眾對組織的原則和政策；工作制度、程序和效率；管理水平；技術、金融、人才實力；服務質量和標準；營銷形象；組織文化與精神文明的反思與評價。組織需要根據這些評估來調整和改進自己。
2.組織環境中的各種社會信息
公共關系需要為組織監測社會變化和趨勢，關註社會政治、經濟、文化、科技、軍事、時尚潮流、民俗、輿論熱點等方面的信息動態，分析其對組織的直接或潛在影響，充分利用環境中的有利因素，規避不利因素，保持組織與社會環境變化的動態平衡。
公共關系的信息職能是宏觀的、社會性的，是組織的其他職能部門所不能替代的。
第二，建議和參與決策。
這是公共關系最有價值的功能，所以公共關系也被稱為“咨詢行業”和“智力行業”。1978年在墨西哥召開的世界公共關系大會上提出的公共關系定義，強調了咨詢和參與決策的職能。
(壹)咨詢建議的含義
公共關系咨詢和建議是指組織公共關系人員向決策者和管理部門提供公共關系方面的意見和建議，使決策更加科學和系統，照顧公眾的利益。
公關的咨詢建議與信息的收集密切相關。獲取信息是咨詢和建議的前提。沒有足夠的信息，所有的咨詢和建議都只能是空談。收集到的信息只有向組織提供咨詢和建議，才能充分發揮其功能，實現其價值。
(二)組織公共關系咨詢建議書的主要內容。
(1)為組織的內部方針、政策和行動提供建議，充分發揮公共* * *關系對組織的五大導向作用(詳見第二節)，參與決策，制定符合組織發展的目標。
(2)為組織的公共關系策略、銷售策略、廣告策略、CIS策略和組織文化策略提供建議，使原本由幾個部門負責的工作發展成壹個系統，並指定壹個科學的實施方案供決策者參考。
(3)預測和咨詢組織生存環境的發展變化，使組織的決策者有壹套甚至幾套適應這些變化的方案。
(三)咨詢建議書的形式
1.咨詢服務部的設立
咨詢服務部是組織的智囊團，主要任務是向組織提供各種咨詢建議，在領導科學決策中發揮參謀作用。例如，廣東省對外經濟貿易公司曾咨詢廣州人民造紙廠引進壹套造紙設備。通過對國際市場價格的仔細比較和分析，該項目為國家節省了65438萬美元的外匯。
2.幫助組織選擇決策計劃和活動的時機。
公共關系的咨詢功能是運用公共關系手段，為決策者評估、選擇和實施相關決策方案，特別是要註重決策方案在經濟效益和社會效益上的統壹和協調，促使決策者重視決策行為的社會影響和社會效果。同時，調動公關手段，廣泛征詢各類公眾對象的意見，促進決策過程的民主化和科學化。
為了提高組織的知名度，需要參與和舉辦各種公關活動，如舉辦新聞發布會、商品展銷會、博覽會、策劃新聞稿件等。公關人員可以根據自己的實踐經驗，為組織選擇合適的時間、地點和方式參與這些活動。通過活動，組織可以交到好朋友，提高聲譽。
參與決策
公關人員不僅要給組織提供壹般性的建議，還要盡可能地參與決策，為領導決策提供必要的信息和建議，直接影響決策過程。這是公關建議的最高形式。公關人員要努力。在決策前，他們要廣泛征詢國內外公眾的意見，獲取全面的信息供決策者參考，使決策方案具有較強的社會適應性和靈活性，力求通過在決策方案中更完整地反映公關人員的工作成果和思想來引起領導的重視，並為公關人員提供更多參與決策活動的機會。
第三，傳播推廣，塑造形象
這是公關傳播在目的和技巧上不同於其他傳播的獨特功能。
公共關系的傳播功能主要體現在兩個方面:壹是組織運用傳播手段與公眾進行雙向溝通，與公眾交心，贏得公眾的信任和支持；二是及時造勢，實現輿論引導，通過策劃新聞、公關廣告、專題活動等手段造勢，提高組織的知名度和美譽度，為組織營造良好的輿論環境。從某種意義上說，沒有溝通的功能，公私關系將壹事無成。
第四，協調溝通，平衡利益
(壹)協調的含義
公眾與公眾之間關系的協調是以溝通為基礎，通過調整實現組織與公眾之間互利的和諧發展。協調的重要作用是維持組織管理系統的總體平衡，使各部分協調壹致，充分發揮整體優勢，保證計劃的實施和目標的實現。協調關系分為廣義協調和狹義協調。廣義的協調不僅包括組織的內部協調，還包括組織的外部協調，如組織與政府、社區和消費者的協調活動。狹義的協調主要指組織內部的協調，如組織內部上下級之間的協調，組織內部同級部門和單位之間的協調。內求團結，外求和諧是公關協調的目的。
馬克思說，人們奮鬥的壹切都與他們的利益有關。公關也是基於利益。社會進入市場經濟後，很多以前靠武力和行政手段調節的關系，現在都需要按經濟規律來調節。組織作為壹個開放的系統，面對著各種人，各種人的利益。它要想為組織創造良好的內外部環境，協調各種關系，就必須首先本著真誠互惠的原則承認這些利益，然後根據公共關系的雙向對稱原則盡量滿足這些利益。當各種利益發生沖突時，應本著公平互惠的原則進行協調和平衡，既不能忽視正當訴求，也不能厚此薄彼。
(二)協調關系的內容
協調既是目的，也是手段，具有雙重性。作為目的，是指壹段關系的良好狀態；作為手段，指的是壹種調整工作，通過協調使關系達到壹種良好的狀態。公共關系可以在三個主要領域發揮平衡和協調的作用:
1.協調組織內部領導與員工之間的利益關系。
組織中領導者與員工的關系直接關系到員工的積極性、主動性和創造性以及領導者責任的實現，也關系到組織中所有員工能否形成良好的團結奮鬥精神，產生有效的協調。因此，組織的公共關系部門和人員應該努力協調領導和員工之間的關系。具體來說，壹方面，公關人員要運用科學的方法，經常向員工宣傳組織的方針政策，傳達領導的管理策略，盡可能充分地解釋和說明組織的方針政策和戰略意圖，讓員工理解、明白並自覺執行。另壹方面，公關人員要不斷廣泛地收集員工對組織的意見和看法，並及時將這些傳達給領導，以改進和促進組織的工作，確保領導與員工關系的和諧發展。
2.協調組織內部各部門、各環節之間的利益關系。
在組織內部，由於分工的原因，組織內部的各個部門往往缺乏全局觀念，各自為政，產生壹些矛盾，給組織帶來不必要的麻煩和損失。雖然部門之間的協調主要是領導來做，但是公關部門也要積極配合。通過溝通，加強部門之間的聯系和了解，使他們相互支持，相互信任，相互理解，共同工作，提高組織績效，實現組織目標。
3.協調組織與外部公眾之間的利益和關系。
任何壹個組織，在其發展過程中，都會因為各種原因與外部公眾產生矛盾和沖突。壹旦出現這些現象，公關部門要及時了解情況，協調並妥善處理各種矛盾和沖突。否則，組織的發展會受到影響。
協調關系的方法
1.反饋調整方法
反饋調整法是根據信息的反饋來調整組織的行動，以協調關系。在反饋調整過程中，公關人員要將組織的政策、計劃等信息告知國內外公眾，同時將國內外公眾的執行情況和意見及時反饋給組織的決策層，以填補漏洞或進壹步修改計劃。
2.自律方法
有時候，組織與公眾的關系處理不當，會引發各種矛盾，比如組織內部的幹群矛盾，部門之間的矛盾，組織外部的社區之間的矛盾，與消費者之間的矛盾，與政府相關部門之間的矛盾。這時候組織要善於自律，實行自查自糾，嚴於律己，發現問題主動糾正。
3.情感疏導法
人是有感情的，組織和大眾之間是壹種情感關系。如果雙方關系好，壹切就好辦了；感情不和諧的時候，就會產生抵觸情緒。因此，公關人員要註意心理和情緒的協調，善於運用情緒疏導法，拉近公眾與組織的心理距離。比如美國著名汽車銷售員喬？吉拉德成功的壹個重要原因是與客戶建立了特殊的關系。他說，“當客戶把車開回來維修或服務時，我盡最大努力為他們爭取最好的東西。這個時候，妳壹定要像醫生壹樣。客戶的車壞了，妳應該同情他。”吉拉德每個月還會給從他那裏買車的客戶寄壹張大小不壹、格式精美的明信片。小小的明信片將吉拉德的心與客戶緊緊聯系在壹起，使他與客戶保持密切聯系。周到的服務和情感的協調是建立組織與公眾良好關系的好方法。
4.信息共享法
信息共享法是建立和完善組織內部的各種溝通渠道和協調機制，促進組織內部的信息交流、信息發布、橫向溝通和信息共享，使所有成員在思想和行為上達成壹致，提高組織的向心力和凝聚力。比如某廠在廠門口的宣傳欄上辦了壹個每日新聞的專欄，早上八點半之前就貼出來了。除了工廠放假和節假日，從來沒有停過。員工每天壹進廠，就可以先花幾分鐘時間閱讀這份每日新聞，以便及時了解全廠的主要動向和信息，包括最新的決策和意見、重要的人事變動、生產經營的最新動態，以及有關幹部員工福利的新聞、文化娛樂新聞等。大家都覺得這個新聞墻報比開發布會有用，比看報紙解渴。壹天不看，就會覺得遺憾。由於員工的愛和信任，大家積極為編輯部提供信息，大大加強了組織內部的溝通和橫向聯系，理順了人際關系，有效地將全體員工凝聚在壹起。可見，內部關系的協調有賴於良好的內部信息溝通。信息共享程度越高，關系就會越和諧。
5.談判方法
協商法是為了避免或減少組織與員工、組織與組織之間的矛盾和沖突，以及由此造成的損失。這也是常用的方法。
五、教育引導，培育市場
公共關系要履行其社會職能，促進社會發展，需要加強教育引導，更需要提高自身聲譽。組織公共關系的教育導向功能主要表現在內部和外部兩個方面。
對內，公關的主要功能是傳播公關意識，傳播公關的理念和技巧，更新知識。不僅要教育和引導每個員工，還要說服組織領導接受公共關系的理念。
對外，組織公關主要是教育引導大眾。人們常說“大眾永遠是對的”，這是從服務的角度把“權利”給了對方，但客觀來說，大眾不可能永遠是對的，而是需要引導的。
另外，隨著科技的快速發展和產品的極大豐富，需要公私關系來培育市場。大眾不可能知道這麽多新產品，需要在商品知識、消費知識、安全保險等方面進行教育和引導，讓消費群體和組織認同。
六、科學預警、危機管理
組織危機是組織生存和發展的大敵。如果處理不好，往往會給組織造成巨大的損失，甚至葬送組織的“生命”。因此，組織的公共關系把危機處理作為公共關系的主要職能和工作重點之壹。隨著公共關系理論和實踐的發展，事前預測管理危機已成為公共關系應對危機的主流方法，這是組織公共關系的新發展。