1.變被動服務為主動服務我們在研究秘書工作規律的時候，壹個重要的前提就是要把握秘書職業在社會職業結構中的位置。如果強調“秘書是領導的助手”，“在領導活動中起輔助作用”，對於理解秘書工作的性質，把握秘書服務的“度”，確實會起到非常重要的作用。但壹味強調這壹點，必然會把秘書的服務局限在被動服務的領域。這種固定、封閉的思維方式制約了秘書開拓創新服務的積極性和主動性。隨著辦公自動化的日益普及，機器越來越取代秘書需要完成的瑣碎工作，秘書的智能化服務將成為秘書職業的主要內涵。信息社會領導的決策需求主要是秘書的“智力投資”。認識到時代需求的這種變化，是秘書解決被動服務羈絆的突破口。秘書是領導活動不斷發展的產物。秘書人員作為管理者中的壹個特殊群體，其突出的職能是為領導服務。因此，秘書信息服務的主動性首先表現在主動了解領導活動的全過程，了解領導環境、領導制度、領導行為和領導風格，把握領導工作的規律。其次，文秘人員主動熟悉計劃、組織、指揮、協調、控制等管理職能，懂得從更廣的領域、更深的層次，在文件、會議、機關管理中提供優質的信息服務。這種變化涉及到指導思想和觀念的變化。
二、從壹般服務到專業服務，秘書是社會職業，21世紀會有更大的市場需求。秘書的信息服務不同於其他人員和機構。就內部信息服務而言，首先，秘書信息服務不同於專職信息機構。專職信息機構，雖然專業，但提供的信息廣泛，秘書信息服務的突出特點是其特殊性(即領導的權限和工作範圍)，致力於直接服務於部門領導或間接服務於上級領導的決策；二是秘書的信息服務不同於職能機構的信息服務。職能部門的信息服務只是反映其專業、系統、領域的問題並提供相關決策方案，而秘書信息服務涉及領導決策的領域較廣；第三，秘書信息服務不同於各級領導向上下級提供的信息服務。秘書信息服務只有建議權，沒有決策權。此外，它與高層領導關系密切，比下壹級領導更容易了解高管的決策動態。與外部信息服務相比，差異更加明顯。社會上的信息服務機構參與市場競爭，以盈利為目的，與秘書無償無條件為領導決策服務有本質區別。因此，秘書信息服務在整個信息服務體系中占有重要而獨特的地位，發揮著不可替代的作用。同時也說明秘書信息服務必須突出自己的特色。只有看清秘書信息服務與其他信息服務的界限，才能更好地探索秘書信息服務的規律，體現秘書服務的真正價值。
第三，從盲目到目標，信息不僅是財富，更是“殺手”。秘書提供信息的目的是幫助決策。壹味地提供信息，不僅不容易引起領導的重視，不被領導采納，還會增加負擔，轉移領導的註意力，“幫倒忙”。從管理效率來看，這不是提供信息服務，而是制造“信息垃圾”，造成人力、物力、財力和時間的浪費。信息服務盲目性的壹個重要原因是秘書缺乏對領導決策信息需求的全面分析。領導決策的信息需求分析是秘書信息服務的起點。秘書既要從宏觀上了解這個時代、這個行業領導決策需求變化的大趨勢，又要從微觀上把握本單位領導決策需求的特點。我們總是講給領導提供“正確的信息”，能不能“正確”，這就要求秘書要做到:壹是盡量從領導那裏得到準確的信息需求，或者得到領導的指示，或者秘書主動與領導溝通，找出領導的“決策”出了什麽問題？“現在有什麽困難？”“妳需要知道什麽樣的信息？”等等。二、主動揣摩領導者應決策的事項和決策的難點，在綜合上級和下級信息的過程中，把握領導者信息需求的範圍、深度和特點。第三，密切關註環境的變化，了解社會和部門的發展趨勢，預測未來哪些問題會成為領導決策的主要問題以及解決這個問題所需的信息支持。秘書不僅要掌握領導決策的信息需求，而且要在領導允許的前提下，利用各種形式將這些信息傳遞給內部各種或相關的外部信息機構，使其根據領導的需求有效地供給信息。秘書如果能在領導決策的“需要”和“需求”之間搭建這樣壹座橋梁，將從根本上減少信息幹擾，提高信息服務效率，在領導工作中起到輔助作用。
四、從單壹向綜合、協調的過渡首先，秘書要能做綜合信息的工作，要有把握整體信息中個別信息的地位和作用的能力。當通過各種系統逐漸收集到更多的信息時，他們應該能夠從這些大量的信息中準確判斷出哪些是重要的；什麽是緊急的；什麽事情緊急但不重要等。，以決定選擇適當的方式將其傳達給領導者。其次，秘書要充當信息系統之間的樞紐，切實加強系統之間的聯系，發揮網絡效應。協調各系統的工作將是現代秘書信息服務的壹項重要工作內容。秘書必須對單位和社會的信息系統有全面的掌握。壹旦明確了領導決策所需的信息，就可以敏銳地反映出來:哪個系統對這些信息的操作應該更快；每個系統可以從哪些不同的角度快速索取信息？各自的任務是什麽等。這時，秘書既可以建議領導統壹安排，也可以由秘書部門或秘書本人授權，承擔信息管理的全面工作。這種有效利用組織和秘書崗位的特點做好信息協調工作，避免了領導急於“獲取所需信息”和信息系統抱怨“領導不知道自己需要什麽信息”的現象，使得為領導決策的信息服務每次都進入良性循環。
第五，從慢到快的變化包含兩層意思。壹是要註重信息服務的時效性，要“快”；二是盡量選擇最短的方式搜索和使用信息，找到“敏捷”的路徑。秘書人員可以從以下兩個方面努力，實現快捷的信息服務。壹、了解信息檢索的快速發展，準確選擇信息渠道。秘書人員在平時的寫作和會議中要註意建立自己或本部門的信息檢索，不要為查找信息占用不必要的時間。另外，秘書要對本單位、國內外的信息檢索、信息渠道、信息機構有基本的了解，以便在領導決策需要某些信息時，能迅速收集和利用信息。第二，要了解這個系統或者社會信息系統的便民服務。信息社會，信息機構蓬勃發展，信息服務越來越好，優惠服務越來越多。秘書人員要學會利用這些現成的條件，解決本單位設備不足造成的信息服務慢的問題，在信息服務中體現“多頭操作”和“見效快”，以適應領導決策的復雜要求。
6.從常規向創新轉變秘書的創新信息服務:壹是秘書要關註層出不窮的新技術新設備，盡早了解其用途，提前做好智力和技術準備，進行快捷周到的信息服務。其次，秘書應在掌握專業理論的基礎上，廣泛涉獵現代管理各學科知識，對信息管理程序、方法和手段提出新的建議，促進其創新；它可以為領導者的決策提供壹個新的角度，壹個新的思路，壹個新的方案，輔助決策。最後，秘書要勇於對信息服務規律進行創新探索。時代的發展決定了領導決策需求的變化和秘書信息服務的變化。信息服務的這種動態發展，使得秘書素質的提高迫在眉睫。信息時代需要智能化的信息服務，只有復合型秘書人才才能滿足21世紀的需求。